在當前的經濟環境下，企業對文件管理的需求正發生明顯的變化。企業在資源運用上變得更加謹慎，投資要更準確有道，尤其是面臨巨大挑戰的行業，例如餐飲和零售。這些企業希望通過優質的方案來優化繁瑣的工作流程，減少浪費人力資源，並提升生產力。佳能香港在辦公室文件管理上利用代理式人工智能 (Agentic A.I.) 技術，績效立見而受到客戶廣泛垂青及注意。
將 Agentic A.I. 技術與工作流程自動化和文件管理整合，為客戶提供一條龍服務，從文件數碼化到系統集成，確保客戶能夠輕鬆過渡到新的工作模式，是佳能香港最重要的服務及目標之一。佳能香港有限公司總監許學文表示：「大量採用 Agentic A.I. 技術並非要取代人力，而是作為助手幫助員工更高效地完成工作。」佳能香港所提供的 AI Genie 2 文件管理方案以嶄新 Agentic A.I. 及 MCP (Model Context Protocol) 技術，給予精準且人性化的回答，並為企業帶來具建設性的意見。以複雜推理 (Complex reasoning) 迅速整合分散資訊、進行高階邏輯分析及因果推斷，為不同行業、情景所面對的問題實時提供針對性的回答，從而讓員工將精力集中在更具價值的任務上。
行業專屬解決方案
佳能香港近年集中發展 Agentic A.I. 及數碼化技術，針對不同行業和部門，提供度身訂造的文件管理方案。其中，人力資源部門可利用 AI Genie 2 將招聘過程全面智能化，先幫助各個部門主管自動生成相應崗位的工作描述，輕鬆填妥招聘需求表格給人力資源部門徵收履歷。其後 AI Genie 2 將因應需求對數以百計的履歷表進行詳細分析，即時為各個候選人評分，自動生成不同種類的圖表，如棒狀圖、折線圖、圓形圖及清晰對照表給予參考，進而篩選出最佳候選人及提議相關面試問題，最後自動發送面試邀請電郵，大大簡化招聘所需的工序和時間，更可與人力資源管理系統無縫整合，提高人力資源管理部門的工作效率。
此外，AI Genie 2 在財務及會計部門同樣發揮著重要作用。企業在處理大量不同種類的單據時，往往需要耗費大量人力進行核對和管理。AI Genie 2 可為財務部同事精簡應付賬款 (Accounts Payable) 的工作流程，以人工智能進行精準雙向核對 (2-Way Matching)，智能比對採購單與發票數據 (PO) 的資料, 核對資料正確無誤後會自動完成結賬，加速處理財務日常流程。如發現數據不符，系統亦會通知相關部門進行審核，有效解決傳統手動輸入數據易出錯的問題。同時提升應收賬款 (Accounts Receivable) 效率，透過將採購單資料自動輸入至發票模板，即時生成 PDF 格式發票並將帶有發票附件的電郵發送至相關人士，大幅提高資料準確度及處理效率，為企業帶來革新性轉變。
酒店客戶處理單據提升效率
佳能香港的解決方案在多個行業中取得了良好的成效。例如，香港一間大型連鎖式酒店集團通過佳能的文件管理系統，簡化了單據處理的程序，令人力資源可投放在更具價值的客戶服務上，提升整體業務表現。許學文表示：「系統每年為該酒店集團節省了大量成本，幫助客戶改善資源運用。」
另一個案例是本地地產發展商通過佳能的解決方案，實現了合約管理的自動化。A.I. 技術能夠自動檢查合約條款，並提出改進建議，提升合約審核的效率為企業帶來了顯著的經濟效益。
全能方案滿足客戶需求
在選擇解決方案時，客戶需要考慮多個因素，包括供應商對客戶的了解程度、系統升級是否具彈性及安全性等。佳能希望提供的解決方案不僅能滿足當前需求，還能隨著企業的發展而不斷升級。客戶應該選擇能夠靈活調整的系統，以適應未來的業務變化。
此外，安全性也是一個至關重要的考量因素。企業需要確保其數據在處理過程中不會被外洩，佳能提供的解決方案在安全性上具有良好的保障，包括國際加密標準（AES-256 Encryption）和權限控制設置，企業亦可因應需要使用 On-premise（本地伺務器）、Cloud（雲端）或Hybrid Version（混合雲端）儲存，有效保護企業的敏感訊息。
許學文強調，佳能香港通過不斷創新和針對性解決方案，致力於滿足客戶在文件管理領域日益增長的需求，幫助他們在競爭中保持優勢。隨著市場的快速變化，佳能將繼續探索新的技術和方案，為客戶提供更高效的服務，協助他們實現數碼化轉型。
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