生成式 AI 持續成為企業數碼轉型的重要驅動力，但不少企業在實際部署時，仍面對成本高、系統分散及難以融入既有工作流程等挑戰。佳能香港 (Canon Hong Kong) 則將 AI 商業平台 AI Genie 2 結合文件管理及流程自動化，讓企業毋須大規模重建系統，也能循序漸進導入 AI，推動日常營運智能化。
憑藉在智能文件管理、流程自動化及企業 AI 應用上的持續創新，佳能香港今年再度獲得「I.T.至專辦公室文件方案管理及服務供應商大獎」，同時贏得「I.T.至專企業流程自動化 AI 平台大獎」。佳能香港有限公司商務影像方案及數碼印刷市場及策劃部高級經理梁佩芝小姐表示，現時香港企業在推動 AI 時，已不再傾向一次性投放大量資源重建整套系統，而是更重視如何以較低的成本，逐步將 AI 融入日常工作流程。基於此發展趨勢，佳能香港今年亦特別強調「低門檻起步，由小做起，實現 AI 轉型」。
低門檻起步，實現 AI 轉型
梁佩芝小姐指出，不少企業現時並非缺乏系統，而是不同部門之間各自使用不同 AI 工具或 AI 平台，導致資料與流程過於分散。人力資源、財務、行政部，甚或是不同業務部門之間的資訊未能真正互通，結果仍需依賴大量電郵、文件及人手核對資料來維持日常運作。因此，佳能香港推出 AI 商業平台 SmartWork，它是在 AI Genie 2 的架構下，將 AI 功能模組化，企業可按不同部門需要獨立部署，例如人事管理的招聘、開支報銷申請或財務文件處理等，企業毋須投入龐大的開發資源，即可採用佳能香港的標準化流程，從小規模開始，快速將方案落實應用，並隨業務成長逐步擴展，實現更全面的智能化營運。
「佳能香港希望將 AI 流程自動化變得更容易入手，企業可以像選擇不同服務模組一樣，按自身需要逐步導入，而非一次過進行大型系統改革。這種『低門檻起步』的模式，亦更符合現時香港企業對成本控制及靈活營運的要求。」
讓員工提升工作效率，專注核心任務
佳能香港致力將 AI 應用融入企業業務流程，目的並非取代人手，而是要讓 AI 協助員工減少大量重複及機械式的文件處理工作。以財務部門最常見的「3-Way Matching」為例，以往財務人員需要逐項核對報價單、採購訂單及發票資料等，若金額、數量或項目資料不一致時，往往需要多次來回確認，不但耗時，亦容易影響付款流程。
現時透過 AI 自動化流程，系統已能自動處理大部分比對工作，只有當資料出現異常時，才需要由員工介入跟進。梁佩芝小姐表示，以往需要人手花費大量時間逐項核對的流程，現時大部分可由 AI 自動完成，將處理時間由以天計算縮短至只需數分鐘。不少企業內部仍涉及大量數據輸入、對單、應收款項等重複性高的工作，這些正是 AI 最能發揮最大效益的範疇，企業可以有效簡化繁瑣流程，也協助員工從這些重複性工序中釋放出來，讓員工專注於更具價值的分析與決策工作上。
導入 ISO 42001，加強 AI 風險管理與合規性
不過，當企業開始將 AI 應用延伸至更多業務流程時，同時會面對權限管理及 AI 治理方面的挑戰。佳能香港在 AI 安全管理方面亦一直高度重視，故在企業版 AI Agent 設計上特別強調「可控性」。 AI 可以協助企業處理文件、搜尋資料、生成會議記錄及報表等，但最終決策仍需由管理人員作出，確保業務運作的穩健性。
企業最常關心的並非 AI 能力是否充足，而是當 AI 擁有過高權限後所帶來的潛在風險。有見及此， 佳能香港在系統設計上限制 AI Agent 的操作範圍，例如避免其自行刪除資料，並可按企業需要，限制 AI 是否連接外部網絡，同時針對不同部門設定精準的權限管理機制。對於涉及金錢、個人資料及批核程序等敏感操作，仍然需要由人手作最終確認。企業級 AI 與一般公開 AI 最大差異，在於治理能力與權限管理，這亦是企業在正式部署 AI 時最重視的部分。
佳能香港的 AI 平台除了早已具備 ISO 27001 資訊安全認證外，亦積極規劃導入最新的 ISO 42001 AI 管治標準，並將於未來逐步落實相關框架，致力在 AI 管理、風險控制及企業合規層面建立更完整體系。她補充：「佳能香港未來推出的新一代 AI 商業平台及相關產品，亦會以 ISO 42001 作為重要參考標準，提升 AI 應用的透明度與保障，讓企業在導入 AI 的同時更具信心。」
影印機成流程自動化入口
佳能香港近年積極推動 AI 商業平台及相關應用發展，同時結合其在文件管理領域的優勢，進一步將 AI 與硬件設備整合，令企業文件處理流程更快、更智能。其中，新一代 imageFORCE 多功能影印機系列已結合AI 擷取 (Capture) 功能，可自動識別掃描文件中的客戶名稱、金額及不同資料欄位等，並即時傳送至後端平台進行分類、處理及歸檔，大幅減少人手輸入與整理工作。
企業文件數碼化的發展已不再只是減少打印那麼簡單，而是著重如何將文件直接融入企業工作流程，進一步提升整體營運效率與流程智能化水平。佳能香港早已跳出傳統影印設備供應商框架，除了提供硬件外，亦致力持續為企業提供智能文件管理及 AI 商業平台，讓企業能在現有系統、文件流程與工作模式的基礎上，循序漸進導入 AI 流程自動化。透過精簡重複工序，全面驅動跨部門協作與營運效能，讓 AI 真正成為企業成長的關鍵動力。
Canon Hongkong Co., Ltd.
