莊禮基表示,理光通過提高連繫、傳遞及協作替企業實現智能工作間,SOP從中扮演重要的角色。

企業近年大談智能工作間,促進整體業務營運效率。理光市場及業務拓展部總監莊禮基指出,智能工作間的重點在於連繫、傳遞及協作,正是理光(Ricoh)智能操作面板(Smart Operation Panel,SOP)的設計理念。該方案為本地多個行業實現智能工作間,製造業、物流運輸和教育界已經受惠。

各行業背景大不同,智能工作間為企業的營運模式和工作效率等方面作出改變。莊禮基表示,智能工作間利用最新技術改善辦公室環境,如無紙化、數碼化流程及流動裝置等。企業在不知不覺間應因創新科技的出現而改變工作環境。

「以理光為例,辦公室不設固定座位,變成開放式空間,不同部門之間隨時聚首開會商討,毋須預約,帶同流動裝置就可進行,令整體效率大幅提升。」

當企業落實執行數碼化及實行智能工作間,便有足夠數據支持作出業務決定。莊禮基稱,再進一步引入自動和智能業務流程,例如對話機械人(Chatbot)等服務,便能為企業作出業務預測。「企業成功落實智能工作間的關鍵,支援的科技必不可少,以理光的智能操作面板為例,通過連繫、傳遞及協作,創造工作間的無限可能。」


本地化免費程式


為配合智能工作間,理光親身示範,將辦公室變成流動工作環境,加設大量協作空間,讓各部門隨時溝通。

SOP為理光在2015年基於Android作業系統推出的平台,應用於理光的數碼多功能文件處理系統。他指出,SOP讓數碼多功能文件處理系統有如加設智能平板電腦,不僅是打印和複印的設備,更是具備智能的物聯網裝置,能緊緊整合業務流程,提高工作效率及辦公室和諧度,實現「Empowering Digital Workplaces」理念,燃亮智能工作間。

為加強SOP在智能工作間所扮演的角色,理光早前推出新版本,還發布了配合SOP使用的眾多應用程式,以多種突破及創新的方式改善辦公室效率,包括在EZ Pluz內預裝13個免費本地應用程式。

此外,理光更突破性地開放此Android平台予第三方開發人員,以便擴大SOP上的「Application Site」陣容,藉第三方供應商為各行業提供應用程式及服務。這將是三贏方案,既增強SOP的能力,亦為企業提供更多應用選擇,第三方供應商又可有發揮的空間。


物流業共享資訊平台


Masking功能相信各行各業都合用,不想將敏感度高的資料向外披露,藉此功能在屏幕上抹去不要顯示的資料,打印出來的文件相關位置即會被遮蓋。

其中,以SOP內置功能FlexiCloud Connect Plus為例,屬一站式商業雲端服務,讓企業輕鬆將文件數碼化亦享受雲端的好處。此功能讓員工掃描文件後,便能時即按類別上傳到指定部門的雲端文件夾,有條不紊。企業更可為文件夾設存取權限,只限相關員工或夥伴存取。

莊禮基指出,文件數碼化最大好處可作內部共享,以物流運輸業為例,在多個城市設辦公室,以往用電郵傳送,互相更改內容難免混亂。在雲端共同存取檔案,可確保各人接收最新資訊。「FlexiCloud Connect Plus讓中小企以入門級價錢,享有過去高成本的文件管理方案,為企業提升競爭力。」


教育界自助文件服務


理光還利用Google翻譯引擎提供Document Translator,可以即時印出已翻譯的文件。

在EZ Pluz的13個免費預載應用程式內,有幾個特別適合教育界使用,如Banner Print(橫額製作)、Single Color Removal(移除單一顏色)等。前者可製作橫跨多頁紙張的大字報,逐一打印,還貼心地為每頁加插順序和預留空間,方便用戶製成大型橫額。

後者更開創學習新模式。即使最後一份試卷、工作紙被塗改,也可透過此程式還原。先在數碼多功能文件處理系統掃描,然後在SOP上點選需要移除的顏色,隨即印製一份全新題目紙。就算老師亦能通過簡單步驟完成,應用於教學環境。


製造業節省流程


SOP平台介面簡單易用,還開放讓第三方提供各類提升工作效能的應用。

製造業利用SOP內的功能可大幅節省申報流程。莊禮基補充,製造業每日處理大量進銷存單據,如何從紙張文件擷取有用資訊成為一大挑戰。過去只能靠人手輸入系統,一來容易出錯,二來花耗時間。SOP加入智能識別,從文件讀取相應的內容,利用光學識別變成電腦可讀文字,甚至從不同語言翻譯成本地文字。數碼資訊更可跟ERP系統連接,存入相關的欄目。

「將文員的工作大幅節省,只需掃描,往後工作流程自動化完成。甚至交由相關部門直接跟進,毋須再花時間等候處理。」


燃亮智能工作間


理光的SOP通過提高連繫、傳遞及協作,創造智能工作間的無限可能。在未來,SOP將能夠連接到第三方平台,並允許任何開發人員開發新的應用程式。而理光一直致力改善工作間科技,繼續通過「Empowering Digital Workplaces」,讓工作更智能化,為客戶的工作間帶來和諧及實在的價值,帶領社會工作間之新概念。

公司簡介

理光(香港)有限公司成立於1963年,是日本理光有限公司的直屬公司,專注文件處理及影像產品、數碼印刷方案、文件管理方案及資訊科技服務,50多年來為香港及澳門企業提供卓越、多元化的辦公解決方案及服務。今年更推出「數碼辦公室規劃」服務,將ICT元素融入工作環境,為企業設計與創造一個嶄新兼高效的現代化辦公室。