佳能的 Therefore™ ONLINE 文件管理方案提供智能自動化功能，包括在掃描文件的同時擷取資料並將其轉換成電子格式，毋須設定模板也可從任何發票格式擷取有用數據，並在數分鐘內自動編製成索引，以便搜尋，既提高員工工作效率，也可減少人為輸入錯誤的機會。

融入業務流程增加員工生產力

Therefore™ ONLINE 提供文件存取、搜索、索引等完善管理功能，令工作流程自動化。自動化的電子工作流程讓員工隨時隨地查閱資料。

Therefore™ ONLINE 更大的賣點是通過自動化工作流程，有效縮短使用紙張所需的流程時間。透過雲端平台，用戶可設置電子郵件通知，提醒相關同事處理新工作、審批等項目，避免以紙本文書往來費時又繁瑣的流程，拖慢進度。它亦無縫連接 Microsoft Word、PowerPoint、Excel 應用程式，用戶可把修改後的文件直接儲存於系統中，減少了重複儲存及分類工序。

佳能香港商務影像方案及數碼印刷部高級總監及總經理陳志剛表示，Therefore™ ONLINE 為企業提供的不單是文件管理，而是將技術融入業務流程、企業知識管理等，就算企業面對人才交替，資訊及資料仍得以延續，令日常運作更見效率。

最佳橋樑供各部門獲取資訊

近年不單是企業，就算是非牟利機構、院校等都開始著重文件檔案分享，期望透過有系統而具效率的方法管理文件，Therefore™ ONLINE 可以做的遠遠超越傳統文件管理系統。陳志剛稱，共享文件及資訊能達到更佳的跨部門協作。企業日常運作往往涉及多個部門，以採購物資為例，由採購、收貨核對單據、到會計部結算，已牽涉幾個部門，透過資訊分享，每個部門都能清楚獲得資訊，快速完成所屬職務。他強調，企業利用 Therefore™ ONLINE 毋須重建大型系統，每當有部門更新資料，其他部門亦可同步更新資訊，以自動化方式令協作事半功倍。

他續指，Therefore™ ONLINE 符合多國安全標準，如歐盟的 GDPR（一般資料保護規範）、美國的 HIPPA（健康保險流通與責任法案）等，亦可透過權限設定，只讓獲授權的人存取應有的資訊，確保符合企業策略或法規要求。同時亦支援其他安全功能，如審核記錄、版本控制、電子簽名和文件鎖定等，確保用戶資料不會受未經授權的查閱。另一方面，利用雲端文件管理方案能避免因人事變動阻礙工作；又或員工即使身在海外亦可存取資訊繼續工作，是企業實現混合工作模式的重要方案。